Jak planuję i co zmienię w 2018 roku

02.01.2018

Obiecałam wpis o tym, w jaki sposób planuję swoje zadania, z jakich narzędzi korzystam i co u mnie działa. Przyznam się szczerze, że zanim doszłam do dzisiejszego poziomu planowania, to zaliczyłam kilka nieudanych przygód. Przyznam się też, że był w moim życiu okres, kiedy wcale nie planowałam i z perspektywy dnia dzisiejszego wiem, że to jest najgorsze co można zrobić. No i wreszcie przyznam się do tego, że dalej będę testować różne narzędzia i strategie. Być może to, co stosuję dzisiaj – za rok będzie już dla mnie niewystarczające.
Wiele osób twierdzi, że szkoda im czasu na planowanie. Wiedzą mniej więcej co mają robić i nie mają potrzeby zapisywać tego na kartce ani w żadnym innym miejscu. Prawda jest jednak taka, że najczęściej właśnie od tych osób słyszę: „Ale przeleciał mi ten tydzień (miesiąc, rok)! Nawet nie wiem kiedy. Mam poczucie, że tylko chodziłem do pracy i nic więcej się nie działo.”

Ja dawno, dawno temu swoją przygodę z planowaniem zaczęłam na kartkach kalendarza a5 w formacie dziennym. Zawierał wyłącznie podział dnia na godziny. Wydawało mi się wtedy, że to jest dla mnie najlepsze i wystarczające narzędzie. Tak, tak, to były czasy kiedy zbyt wiele się nie działo.

Od czasu do czasu irytowałam się tym, że listę „to do” muszę robić na osobnej kartce. Nie miałam też pomysłu na to, co robić z różnego rodzaju listami, np.: prezentów, książek do przeczytania czy też ciekawymi notatkami ze spotkań. Na dodatek moje biurko zaklejone było wiecznie karteczkami samoprzylepnymi, na których zapisywałam jakieś dodatkowe, ważne rzeczy do zapamiętania. Pojawiały się też luźne kartki, które często wypadały mi z kalendarza, notesów, a które były dla mnie ważne – np. inspirujący wywiad wyrwany z jakiejś gazety, szybko zrobiona notatka na serwetce po spotkaniu w kawiarni, wizytówka.

Stan ten sprawiał, że miałam poczucie kontroli (no bo wszystko jest zapisane) ale z drugiej strony czułam niepokój, że jest wiele miejsc, w które muszę zaglądać a moje zapiski wędrują i nigdy nie mam ich pod ręką kiedy ich potrzebuję.

Testowałam też kalendarz Google, który dla mnie ma kilka cudnych funkcji. Po pierwsze jest dostępny zawsze i wszędzie, bo możemy go obsługiwać z poziomu telefonu. Po drugie wysyła przypomnienia w takiej formie i na tyle wcześnie jak tylko chcemy, a po trzecie możemy do jego współtworzenia zapraszać znajomych. Miałam do dyspozycji również przez rok system crm jednak zdecydowanie wygrywa u mnie papier i ołówek (lub cokolwiek innego do pisania).

W pierwszej połowie tego roku przeszłam na kalendarz papierowy A4 z widokiem tygodniowym, notes na zadania i system karteczek samoprzylepnych na biurku. Przetrwałam do połowy listopada i stwierdziłam, że muszę coś jeszcze zmienić/udoskonalić.

Obecnie testuję kilka narzędzi i widzę, co na 100% wprowadzę od stycznia 2018 r.

1) Moim pierwszym postanowieniem jest rozdzielenie firmowego i prywatnego kalendarza. Ponieważ odpowiadam za wszystkie projekty realizowane w Van Dahlen Group to kalendarz A4 z widokiem tygodniowym zostawiam właśnie pod terminy związane z funkcją Project Managera.

2) Drugim postanowieniem i wyzwaniem było znalezienie kalendarza idealnego, który będzie mi służył w sprawach trenerskich i prywatnych. Udało mi się to dosyć szybko. Kupiłam Simple Calendar i wiem, że będę zadowolona. Dotarł do mnie na początku grudnia i miałam czas go testować.

Plusy: ma mój ulubiony, bardzo podręczny format – a5, zmieści się do każdej torebki, więc mogę zabrać go ze sobą wszędzie. Poza przepięknym wyglądem jest bardzo funkcjonalny – dzień, który rozplanowany jest na jednej kartce ma wszystko to, czego potrzebuję:
– Today’s TOP – 3 najważniejsze rzeczy, które danego dnia muszę zrobić,
– TO DO – lista rzeczy do zrobienia,
– godzinowy plan dnia od 7.00 do 22.00,
– miejsce na menu dnia, listę zakupów, a także coś dla ducha i zdrowia do zaplanowania każdego dnia,
– każdy miesiąc zaczyna się rozkładówką/rzutem siatki i kończy notatkami,
– można zaplanować miesięczne cele,
– zamiast mapy i numerów kierunkowych do miast w Afryce (po co to komu??!) jest miejsce na zaplanowanie całego roku pod kątem kariery, zdrowia, finansów czy kompetencji.
Mam poczucie, że nic więcej mi nie trzeba do codziennej pracy i że z takim kalendarzem śmiało można zawojować rok. Mam też wrażenie, że został bardzo dobrze przemyślany i zaplanowany. Szacun dla autorki!

3) Przypadkiem zakochałam się w bullet journal i tą metodę będę stosowała zamiast luźnych karteczek samoprzylepnych (jako trzecie postanowienie), a także po to, aby tworzyć tą metodą bardziej szczegółowe plany, tematyczne listy, ważne notatki i wszystko to, co zazwyczaj robiłam w kilku miejscach na raz. Być może pomyślicie o tej metodzie to samo, co ja myślałam przez dłuższy czas – „strata czasu”, „sztuka dla sztuki”, ale to nie jest do końca prawda. Nie oceniaj książki po okładce! Zanim wydasz opinię to spróbuj, doświadcz, poczytaj. To jest naprawdę wciągające, pobudza kreatywność, sprawia przyjemność.
Wcale nie musisz codziennie malować sobie kartki z kalendarza, ozdabiać jej brokatem i przyklejać kolorowych wstążek. Możesz tą metodę stosować wybiórczo pod rzeczy, których po prostu nie będziesz robić w kalendarzu.

4) Wprowadzam w swoim domu system planerów tygodniowych i miesięcznych. Nasza czteroosobowa rodzina też wymaga sprawnego funkcjonowania, a przede wszystkim synchronizacji terminów wspólnych i indywidualnych. Często z mężem wymieniamy się opieką nad córkami bo od czasu do czasu któreś z nas ma swoje zajęcia, załatwienia. Poza tym dziewczynki również mają terminy, o których trzeba pamiętać: wycieczki, sprawdziany, zbiórki, płatności itd. W związku z tym na naszej lodówce będą wisiały 2 kartki A4, które będziemy wspólnie zapełniać w ujęciu tygodniowym i miesięcznym. Jeśli nie macie jeszcze swoich planerów to możecie pobrać je za darmo z mojej strony: TUTAJ.

Tak na obecną chwilę wygląda moja organizacja siebie w kilku życiowych przestrzeniach. Są to przestrzenie, które bardzo mocno się zazębiają i na siebie wpływają jednak każda z nich (przynajmniej u mnie) wymaga innego podejścia, innych narzędzi. Chciałam dzisiaj pokazać z jednej strony trochę siebie „od kuchni” i tego jak ja to robię, że ogarniam. Z drugiej strony zależało mi też na pokazaniu, że nie ma jednej, idealnej, uniwersalnej metody planowania zadań, projektów. Najważniejsze jest to, aby testować i wybierać to, co najlepiej Ci służy i przede wszystkim: planować!

Jeśli stosujesz jakieś inne narzędzia i chcesz podzielić się nimi to zachęcam do komentowania. Chętnie też dowiem się jak wyglądała twoja przygoda z planowaniem i co w ogóle o planowaniu myślisz. Zawsze też możesz podzielić się tym artykułem w sieci klikając „Udostępnij”.

Asertywność jako sposób na lepsze życie?

Kilkanaście lat temu kiedy ktoś zapytałby mnie o to, czym jest asertywność to odpowiadałam, że “sztuką mówienia innym NIE”. Dziś dla przekory odpowiedziałabym, że jest “sztuką mówienia sobie TAK”. Czym więc jest asertywność? Poza tym, że zmorą wielu ludzi (szczególnie...

Jak ogarniać rekrutację?

Jak wygląda proces rekrutacyjny w Twojej firmie? Jest zaplanowany od momentu przygotowania ogłoszenia o pracę po onboarding czy raczej rekrutujesz od czasu do czasu na tak zwany żywioł? Dziś będę chciała Cię przekonać do tego, że temat rekrutacji warto mieć ogarnięty...

Priorytety – wyższy level planowania

Jeśli chcesz zrobić u siebie porządek w zadaniach to napisz do mnie. Wyślę Ci matrycę, którą będziesz mógł nimi uzupełnić, a potem przeanalizować wynik. Jakikolwiek on będzie polecam Ci w ciemno te kroki: 1. Od razu zajmij się zadaniami z ćwiartki „pilne i ważne”....