Jak zorganizować event i nie zwariować

30.05.2018

W swoim życiu robiłam już wiele. Eventy to była działka, która wychodziła mi bardzo dobrze bo po prostu jestem zorganizowana i potrafię ogarniać duże projekty. Pierwszym eventem, z realizacją którego się zmierzyłam było wydarzenie otwarte na ponad 800 osób. Gościłam na nich wspaniałe zespoły, twórców czy celebrytów takich jak Agata Młynarska, Jacek Rozenek, Mateusz Ziółko i wiele wiele innych. Być może w swojej pracy będziesz mierzyć się z wyzwaniem zorganizowania dziesięciolecia firmy lub wyjazdu integracyjnego. Być może też tak jak ja – zapragniesz zorganizować wydarzenie dla lokalnej społeczności. Cokolwiek to będzie – mam dla Ciebie kilka rad.

Organizacja eventów bywa mocno stresującym zajęciem, w szczególności dla event managera, czyli koordynatora całego przedsięwzięcia, zaangażowanego od początku aż do momentu, kiedy zgasną wszystkie światła.
Event manager co roku gości w pierwszej dziesiątce najbardziej stresujących zawodów według magazynu „Forbes”. Zazwyczaj wyprzedzają go tylko strażacy, żołnierze, generałowie, piloci, policjanci, aktorzy i prezenterzy.

Co zatem i jak robić, żeby zmniejszyć poziom stresu towarzyszący organizacji eventów?

• Po pierwsze: dobrze zaplanuj czas potrzebny na przygotowanie wydarzenia.

Jeśli przygotowujesz event po raz pierwszy, będziesz potrzebował bardzo dużo czasu. Każde następne wydarzenie to potencjalnie mniejszy nakład czasu i mniejszy stres.
Na początku opracuj kompleksowy plan, który obejmie: miejsce, datę, czas (od, do), temat/motyw przewodni, propozycję prelegentów lub artystów (w przypadku eventu „scenicznego”) oraz wykaz rozrywek przewidzianych dla uczestników.

Koniecznie zapisz także, z kim i w jakiej sprawie musisz się wcześniej spotkać, żeby event w ogóle doszedł do skutku; jakich partnerów lub sponsorów musisz pozyskać; czy (i od kogo) będziesz zabiegał o patronat medialny; w jaki sposób planujesz przeprowadzić akcję promocyjno-informacyjną (jeśli event jest wydarzeniem otwartym) oraz jak będzie wyglądał budżet imprezy – punkt po punkcie wraz z podaniem kwoty, w jakiej musisz się zmieścić.
Zarówno w przypadku samego planu, jak i planowania budżetu, polecam tradycyjny arkusz kalkulacyjny. Korzystnie będzie umieścić go np. na dysku Google, by zapewnić sobie do niego dostęp w każdym miejscu i o każdej porze z poziomu swojego smartfona.

• Po drugie: zmontuj swój dream team.

Organizacja eventu wiąże się z jednoczesnym prowadzeniem kilku wielowątkowych spraw. W pewnym momencie możesz poczuć się przytłoczony – jeśli stanie się tak już w fazie planowania, istnieje obawa, że w ogóle nie ruszysz z miejsca; strach i panika mogą sparaliżować Cię na dobre.

Zastanów się wtedy, z kim mógłbyś zorganizować event. Zmontuj swój dream team! Może Twój brat jest rewelacyjnym kreatorem posiadającym szalone pomysły, a Twoja przyjaciółka to urodzona negocjatorka, w dodatku ogarniająca kwestie prawne i finansowe? No a przy okazji cała Wasza trójka świetnie się dogaduje…? Jeśli tak – jesteś o krok od stworzenia efektywnego zespołu! Pamiętaj tylko o dwóch ważnych rzeczach: od początku należy określić zakres zadań i obowiązków (kto i za co odpowiada) oraz ustalić sposób komunikacji. Skrupulatnie dobieraj członków swojego zespołu, pamiętając, że muszą to być ludzie, na których w 200% możesz polegać! Nie ma czasu na pomyłki i próby. Każdy event to niepowtarzalne wydarzenie. W dodatku na żywo.

• Po trzecie: im bliżej, tym goręcej, więc chłodź atmosferę.

Deadline coraz bliżej. Dzień eventu nadchodzi wielkimi krokami, a w Tobie powoli budzi się panika. Z jednego strony masz poczucie dobrze wykonanej pracy, z drugiej towarzyszy Ci świadomość, że wiele rzeczy zostało do dopięcia na kilkanaście godzin przed wydarzeniem.
W głowie mimowolnie zaczynasz budować sobie obrazy eventu jako totalnej katastrofy i wpadasz… w spiralę stresu. STOP!

Po pierwsze: weź głęboki oddech i wróć na tory zdroworozsądkowego myślenia. Jeśli wszystko właściwie rozpisałeś i zaplanowałeś, a Twój zespół wykonuje terminowo i rzetelnie swoje działania – nie masz co się nakręcać. Ponownie usiądź nad kartką lub arkuszem kalkulacyjnym i szczegółowo rozpisz tym razem czarny scenariusz swojego eventu. Puść wodze fantazji i spróbuj wyobrazić sobie, co może się zepsuć, kto może nie dojechać na czas albo o czym możesz zapomnieć. Teraz do każdego przypadku, który przyjdzie Ci do głowy, dopisz kroki, które wykonasz, żeby do tego nie dopuścić, lub które pozwolą Ci skutecznie zareagować w trakcie eventu.

Upewnij się, że Twoi podwykonawcy dysponują Twoim numerem telefonu (a Ty posiadasz ich numery!), znają adres i czas eventu i wiedzą, o której pojawić się na miejscu. Upewnij się także, czy każdy członek Twojego zespołu ma aktualny harmonogram wydarzenia i czy znasz dane kontaktowe osoby z obsługi technicznej budynku, w którym odbywa się event. Itd.

• Po czwarte: zadbaj o siebie.

Chciałabym zamieścić radę w stylu tych dawanych pannie młodej na dzień przed weselem, czyli: „Kochaniutka, pazurki zrobione, kiecka wisi w garderobie, to teraz maseczka na twarz i do spania, bo jutro masz lśnić”.

Niestety, musisz zdawać sobie sprawę z tego, że Event manager często nie sypia kilkanaście, a nawet więcej godzin przed rozpoczęciem eventu, do ostatniej chwili biegając i sprawdzając wszystko: scenę, dekorację, dostawy, a nawet papier w WC. Wysoki poziom stresu sprawia, że Event manager nawet nie musi pić kawy, a jego emocje osiągają kulminacyjny moment. Śmiało można powiedzieć, że jego organizm wykazuje 200% gotowości do działania, a ciało staje się maksymalnie spięte. Im dłuższy event, tym większe obciążenie dla Event managera. Dopiero z chwilą wyjścia ostatniego uczestnika i zgaszenia ostatniego światła w obiekcie Event manager może odetchnąć.

W zależności od tego, jak Twoje ciało reaguje na stres, możesz odczuwać ból żołądka, ból głowy, a po spadku emocji – ogromne zmęczenie. Zadbaj więc o siebie i przed eventem postaraj się zjeść śniadanie/obiad, a także pamiętaj o regularnym nawadnianiu swojego ciała wodą lub innymi napojami. Po evencie wyłącz telefon i śpij tyle, ile potrzebuje Twój organizm. Prawdopodobnie będziesz czuł się jak dętka przez 24 h, wyłącz więc wyrzuty sumienia; biorąc pod uwagę, że często event trwa kilka godzin, a Ty przez 4 miesiące stresujesz się i zajmujesz wszystkimi organizacyjnymi kwestiami, jeden dzień regeneracyjnego snu należy Ci się jak nikomu innemu!

To kilka propozycji, które dowolnie możesz modyfikować. Najważniejsze jest poznać swoje słabe i mocne stron; chwalić się mocnymi i pilnować tych słabszych. Dobry organizator, koordynator czy manager muszą być odpowiedzialni i wielozadaniowi. „Diabeł tkwi w szczegółach”, więc pilnuj tych szczegółów od samego początku, pamiętając o czterech powyższych propozycjach. Bądź skrupulatny, a na pewno wszystko przebiegnie zgodnie z planem.

Na koniec zdradzę Ci pewną tajemnicę – nie ma eventu, który udał się w 100%. Zawsze coś przebiegnie niezgodnie z planem. Chodzi jednak o to, aby nieudane elementy były niedostrzegalne dla gości; by siła rażenia wpadki okazała się jak najmniejsza, a ewentualne niedociągnięcia przyniosły doświadczenie, z którego wyciągniesz wnioski na przyszłość.

Jak ogarniać rekrutację?

Jak wygląda proces rekrutacyjny w Twojej firmie? Jest zaplanowany od momentu przygotowania ogłoszenia o pracę po onboarding czy raczej rekrutujesz od czasu do czasu na tak zwany żywioł? Dziś będę chciała Cię przekonać do tego, że temat rekrutacji warto mieć ogarnięty...

Priorytety – wyższy level planowania

Jeśli chcesz zrobić u siebie porządek w zadaniach to napisz do mnie. Wyślę Ci matrycę, którą będziesz mógł nimi uzupełnić, a potem przeanalizować wynik. Jakikolwiek on będzie polecam Ci w ciemno te kroki: 1. Od razu zajmij się zadaniami z ćwiartki „pilne i ważne”....

Jak wziąć życie w swoje ręce (bez żadnego pitu pitu)

Bardzo mocno wierzę w to, że jesteśmy panami swojego losu. To dla mnie oznacza, że mamy wpływ na to, co nam się przytrafia a w efekcie jak wygląda nasze życie. To, że dziś jesteś w miejscu, w którym jesteś jest skutkiem Twoich decyzji, a więc jeśli masz prawie...