Jak zorganizować event i nie zwariować

30.05.2018

W swoim życiu robiłam już wiele. Eventy to była działka, która wychodziła mi bardzo dobrze bo po prostu jestem zorganizowana i potrafię ogarniać duże projekty. Pierwszym eventem, z realizacją którego się zmierzyłam było wydarzenie otwarte na ponad 800 osób. Gościłam na nich wspaniałe zespoły, twórców czy celebrytów takich jak Agata Młynarska, Jacek Rozenek, Mateusz Ziółko i wiele wiele innych. Być może w swojej pracy będziesz mierzyć się z wyzwaniem zorganizowania dziesięciolecia firmy lub wyjazdu integracyjnego. Być może też tak jak ja – zapragniesz zorganizować wydarzenie dla lokalnej społeczności. Cokolwiek to będzie – mam dla Ciebie kilka rad.

Organizacja eventów bywa mocno stresującym zajęciem, w szczególności dla event managera, czyli koordynatora całego przedsięwzięcia, zaangażowanego od początku aż do momentu, kiedy zgasną wszystkie światła.
Event manager co roku gości w pierwszej dziesiątce najbardziej stresujących zawodów według magazynu „Forbes”. Zazwyczaj wyprzedzają go tylko strażacy, żołnierze, generałowie, piloci, policjanci, aktorzy i prezenterzy.

Co zatem i jak robić, żeby zmniejszyć poziom stresu towarzyszący organizacji eventów?

• Po pierwsze: dobrze zaplanuj czas potrzebny na przygotowanie wydarzenia.

Jeśli przygotowujesz event po raz pierwszy, będziesz potrzebował bardzo dużo czasu. Każde następne wydarzenie to potencjalnie mniejszy nakład czasu i mniejszy stres.
Na początku opracuj kompleksowy plan, który obejmie: miejsce, datę, czas (od, do), temat/motyw przewodni, propozycję prelegentów lub artystów (w przypadku eventu „scenicznego”) oraz wykaz rozrywek przewidzianych dla uczestników.

Koniecznie zapisz także, z kim i w jakiej sprawie musisz się wcześniej spotkać, żeby event w ogóle doszedł do skutku; jakich partnerów lub sponsorów musisz pozyskać; czy (i od kogo) będziesz zabiegał o patronat medialny; w jaki sposób planujesz przeprowadzić akcję promocyjno-informacyjną (jeśli event jest wydarzeniem otwartym) oraz jak będzie wyglądał budżet imprezy – punkt po punkcie wraz z podaniem kwoty, w jakiej musisz się zmieścić.
Zarówno w przypadku samego planu, jak i planowania budżetu, polecam tradycyjny arkusz kalkulacyjny. Korzystnie będzie umieścić go np. na dysku Google, by zapewnić sobie do niego dostęp w każdym miejscu i o każdej porze z poziomu swojego smartfona.

• Po drugie: zmontuj swój dream team.

Organizacja eventu wiąże się z jednoczesnym prowadzeniem kilku wielowątkowych spraw. W pewnym momencie możesz poczuć się przytłoczony – jeśli stanie się tak już w fazie planowania, istnieje obawa, że w ogóle nie ruszysz z miejsca; strach i panika mogą sparaliżować Cię na dobre.

Zastanów się wtedy, z kim mógłbyś zorganizować event. Zmontuj swój dream team! Może Twój brat jest rewelacyjnym kreatorem posiadającym szalone pomysły, a Twoja przyjaciółka to urodzona negocjatorka, w dodatku ogarniająca kwestie prawne i finansowe? No a przy okazji cała Wasza trójka świetnie się dogaduje…? Jeśli tak – jesteś o krok od stworzenia efektywnego zespołu! Pamiętaj tylko o dwóch ważnych rzeczach: od początku należy określić zakres zadań i obowiązków (kto i za co odpowiada) oraz ustalić sposób komunikacji. Skrupulatnie dobieraj członków swojego zespołu, pamiętając, że muszą to być ludzie, na których w 200% możesz polegać! Nie ma czasu na pomyłki i próby. Każdy event to niepowtarzalne wydarzenie. W dodatku na żywo.

• Po trzecie: im bliżej, tym goręcej, więc chłodź atmosferę.

Deadline coraz bliżej. Dzień eventu nadchodzi wielkimi krokami, a w Tobie powoli budzi się panika. Z jednego strony masz poczucie dobrze wykonanej pracy, z drugiej towarzyszy Ci świadomość, że wiele rzeczy zostało do dopięcia na kilkanaście godzin przed wydarzeniem.
W głowie mimowolnie zaczynasz budować sobie obrazy eventu jako totalnej katastrofy i wpadasz… w spiralę stresu. STOP!

Po pierwsze: weź głęboki oddech i wróć na tory zdroworozsądkowego myślenia. Jeśli wszystko właściwie rozpisałeś i zaplanowałeś, a Twój zespół wykonuje terminowo i rzetelnie swoje działania – nie masz co się nakręcać. Ponownie usiądź nad kartką lub arkuszem kalkulacyjnym i szczegółowo rozpisz tym razem czarny scenariusz swojego eventu. Puść wodze fantazji i spróbuj wyobrazić sobie, co może się zepsuć, kto może nie dojechać na czas albo o czym możesz zapomnieć. Teraz do każdego przypadku, który przyjdzie Ci do głowy, dopisz kroki, które wykonasz, żeby do tego nie dopuścić, lub które pozwolą Ci skutecznie zareagować w trakcie eventu.

Upewnij się, że Twoi podwykonawcy dysponują Twoim numerem telefonu (a Ty posiadasz ich numery!), znają adres i czas eventu i wiedzą, o której pojawić się na miejscu. Upewnij się także, czy każdy członek Twojego zespołu ma aktualny harmonogram wydarzenia i czy znasz dane kontaktowe osoby z obsługi technicznej budynku, w którym odbywa się event. Itd.

• Po czwarte: zadbaj o siebie.

Chciałabym zamieścić radę w stylu tych dawanych pannie młodej na dzień przed weselem, czyli: „Kochaniutka, pazurki zrobione, kiecka wisi w garderobie, to teraz maseczka na twarz i do spania, bo jutro masz lśnić”.

Niestety, musisz zdawać sobie sprawę z tego, że Event manager często nie sypia kilkanaście, a nawet więcej godzin przed rozpoczęciem eventu, do ostatniej chwili biegając i sprawdzając wszystko: scenę, dekorację, dostawy, a nawet papier w WC. Wysoki poziom stresu sprawia, że Event manager nawet nie musi pić kawy, a jego emocje osiągają kulminacyjny moment. Śmiało można powiedzieć, że jego organizm wykazuje 200% gotowości do działania, a ciało staje się maksymalnie spięte. Im dłuższy event, tym większe obciążenie dla Event managera. Dopiero z chwilą wyjścia ostatniego uczestnika i zgaszenia ostatniego światła w obiekcie Event manager może odetchnąć.

W zależności od tego, jak Twoje ciało reaguje na stres, możesz odczuwać ból żołądka, ból głowy, a po spadku emocji – ogromne zmęczenie. Zadbaj więc o siebie i przed eventem postaraj się zjeść śniadanie/obiad, a także pamiętaj o regularnym nawadnianiu swojego ciała wodą lub innymi napojami. Po evencie wyłącz telefon i śpij tyle, ile potrzebuje Twój organizm. Prawdopodobnie będziesz czuł się jak dętka przez 24 h, wyłącz więc wyrzuty sumienia; biorąc pod uwagę, że często event trwa kilka godzin, a Ty przez 4 miesiące stresujesz się i zajmujesz wszystkimi organizacyjnymi kwestiami, jeden dzień regeneracyjnego snu należy Ci się jak nikomu innemu!

To kilka propozycji, które dowolnie możesz modyfikować. Najważniejsze jest poznać swoje słabe i mocne stron; chwalić się mocnymi i pilnować tych słabszych. Dobry organizator, koordynator czy manager muszą być odpowiedzialni i wielozadaniowi. „Diabeł tkwi w szczegółach”, więc pilnuj tych szczegółów od samego początku, pamiętając o czterech powyższych propozycjach. Bądź skrupulatny, a na pewno wszystko przebiegnie zgodnie z planem.

Na koniec zdradzę Ci pewną tajemnicę – nie ma eventu, który udał się w 100%. Zawsze coś przebiegnie niezgodnie z planem. Chodzi jednak o to, aby nieudane elementy były niedostrzegalne dla gości; by siła rażenia wpadki okazała się jak najmniejsza, a ewentualne niedociągnięcia przyniosły doświadczenie, z którego wyciągniesz wnioski na przyszłość.

Jak wziąć życie w swoje ręce (bez żadnego pitu pitu)

Bardzo mocno wierzę w to, że jesteśmy panami swojego losu. To dla mnie oznacza, że mamy wpływ na to, co nam się przytrafia a w efekcie jak wygląda nasze życie. To, że dziś jesteś w miejscu, w którym jesteś jest skutkiem Twoich decyzji, a więc jeśli masz prawie...

Jak pojechać na urlop i naprawdę wypocząć

Za nami już prawie połowa wakacji. Być może byłeś już na urlopie ale jeśli zaplanowałeś go na sierpień lub wrzesień to ten wpis jest dla Ciebie. Czy wiesz co zrobić, aby czas urlopu dobrze wykorzystać? Jak go spędzić, aby faktycznie poczuć, że się wypoczęło,...

Zanim rzucisz etat

Kolejny poranek. Po piątej drzemce otwierasz oczy i wstajesz z łóżka. Człapiesz do łazienki, patrzysz w lustro i stwierdzasz, że nie znasz osoby po drugiej stronie, ale właściwie możesz umyć jej zęby. Wychodzisz z domu i beznamiętnie pokonujesz kolejne kilometry do...