temat odcinka:

o tym, jak ogarniać dokumenty oraz Potędze Podświadomości z Malwiną Angerman-Kowalską

W tym odcinku tradycyjnie posłuchasz o tym, jak prowadzić swój biznes bez spiny. Goszczę w nim Malwinę Angerman-Kowalską, która uczy jak zapanować nad dokumentami oraz jak zoptymalizować procesy, aby firmy były bardziej efektywne. Malwina pracuje na wymarzonych warunkach z wymarzonym klientem, którego zna spora część Polski, bo mowa o Oli Budzyńskiej, czyli Pani Swojego Czasu.

Jak to się stało, że Malwina, która łączyła pracę na etacie, ogarnianie domu i dwójki małych dzieci z prowadzeniem biznesu przeskoczyła już całkiem na swoje (i to z takim powodzeniem!) oraz co z tym miała wspólnego książka “Potęga Podświadomości”, dowiecie się właśnie z tego odcinka. Zapraszam!

Sezon 1, Odcinek 8    |    44:44

podcast-odcinek1-magdalena-seroka

gość odcinka

Malwina Angerman-Kowalska

Malwina Angerman-Kowalska właścicielka marki Archiważne, wspierającej przedsiębiorców w procesach obiegu dokumentów i archiwizacji. Z pasją zgłębia tematy związane z optymalizacją procesów administracyjnych w organizacjach. Prywatnie żona, mama dwóch córek i właścicielka sklepu z artykułami dla dzieci.

Przeczytaj transkrypcję naszej rozmowy!

G: Cześć! Dzisiaj w podcaście goszczę Malwinę Angerman-Kowalską. Malwina jest właścicielką firmy Archiważne i jara się dokumentami, a tak serio wspiera przedsiębiorców w procesach obiegu dokumentów i archiwizacji. I wcale się nie dziwię, że jej działalność na rynku jest potrzebna, bo ja osobiście jako przedsiębiorca nadaje się jedynie do wystawiania faktur i ewentualnie wąchania książek. To wszystko co lubię robić, jeśli chodzi o papier, a Malwina z pasją zgłębia tematy związane z optymalizacją procesów administracyjnych w organizacjach. Poznałyśmy się na jednej z grup Facebookowych, które prowadzę: Kobiety Ogarnięte. Dla tych którzy nie wierzą w relacje internetowe dodam, że nasza znajomość w pewnym momencie tak bardzo się pogłębiła, że codziennie przez kilka miesięcy robiłyśmy sobie biznesowe burze mózgów w formie nagrań na aplikacji WhatsApp. Miałyśmy też okazję wyjechać razem na weekend do Norwegii i wtedy przekonałam się o tym, jak jesteśmy zupełnie inne, jakie to jest ciekawe i jak wiele od siebie możemy się nauczyć. Myślę, że dzisiaj inspirującym wątkiem w ramach tej rozmowy może być historia o tym, jak Malwina stworzyła również markę Malinova Anielova, jak łączyła etat z biznesem jako żona i mama dwójki dzieci, jak szybko uczyła się na swoich błędach i jak bardzo uparcie dążyła do swoich celów, które stały się w tym momencie już rzeczywistością. Cześć Malwina.

M: Cześć Gosiu. Nie wiem co powiedzieć po takim przedstawieniu. Bardzo Ci dziękuję. Bardzo mi się podoba to, że zwróciłaś uwagę jak bardzo jesteśmy różne, a jak wiele byłyśmy w stanie się od siebie nauczyć. Bo ja też bardzo wiele od ciebie wyciągnęłam takiego spokoju i takiego uporządkowania swoich emocji przede wszystkim, podejścia do życia i też do biznesu – w tym właśnie – takiego ukierunkowania się na biznes bez spiny.

G: Dzięki. No właśnie dzisiaj bardzo chciałam cię pociągnąć za język w tym temacie, czyli o tej biznesowej spinie. I chciałam cię zapytać, czy ty uważasz, że swój biznes właśnie bez spiny prowadzisz i jeżeli tak to, dlaczego?

M: Aktualnie tak. Aktualnie Archiważne jest prowadzone jako biznes bez spiny. Nie fikusuje się tak bardzo na zdobywanie coraz większej ilości klientów, a bardziej stawiam na jakość tych klientów. Stawiam na takie długotrwałe współprace, kosztem ilości. Czyli nie skupiam się na tym, że za wszelką cenę muszę znaleźć dziesięciu klientów, żeby mieć na opłacenie ZUS-u i coś zarobić, tylko bardziej skupiam się na tym, żeby znaleźć jednego, dwóch, czasem wystarczy po prostu jeden – taka osoba, z którą mogę współpracować. I to mi daje satysfakcję, bo jestem w stanie jakby lepiej z tym klientem pracować, nawiązać lepszą relację, więc też lepiej mu pomóc.

G: A też tak od strony typowo organizacyjnej tego jak ty się organizujesz w czasie, jeżeli chodzi o taką efektywność to co robisz, żeby tej spiny tak na co dzień nie mieć?

M: Myślę, że tutaj głównie ta liczba klientów na to wpływa dlatego, że fikusuje się na wsparciu tego jednego klienta czy dwóch klientów i to jest tak naprawdę, że jestem w temacie. Cały czas drążę jeden temat. Natomiast gdybym miała skakać po różnych klientach, bo ja ogólnie pomagam w optymalizowaniu procesów głównie związanych z obiegiem dokumentów i archiwizacją, ale też również innych procesów administracyjnych. I te procesy w różnych firmach, różnych przedsiębiorstwach są różne. Więc ja tak naprawdę muszę wejść w dany proces, żeby rozpoznać jego słabości i znaleźć jakiś obszar, który można usprawnić. Więc spora liczba takich procesów do optymalizacji bywa bardzo obciążająca. To jest skakanie po tematach, tak naprawdę ta głowa zaczyna w pewnym momencie odmawiać posłuszeństwa. Więc taka jakby higiena pracy wymaga ode mnie tego, żebym ja jednak skupiła się na jakichś najważniejszych kwestiach. Druga rzecz jest też taka, że określam priorytety. I mam taki swój schemat określania priorytetów, czyli zaczynam od tego za co klient mi płaci, za co ja otrzymuję wynagrodzenie. To to jest u mnie na najwyższej pozycji listy w kwestiach zawodowych. Bo tutaj mówię teraz jakby o zawodowych rzeczach. I jeśli widzę, że czegoś mogę nie dowieźć w terminie to stawiam bardzo na otwartą komunikację i po prostu na rozmowę z klientem czy faktycznie możemy mieć jakieś opóźnienie, czy nie możemy mieć jakiegoś opóźnienia. Nie zatajam przed klientem, jeśli pojawiają się jakieś problemy, które mogą wpłynąć na termin, bo to powoduje u mnie dodatkowy stres, jeśli ja bym coś zatajała i próbowała sama coś rzeźbić, a czasem jest tak, że wystarczy z klientem po prostu porozmawiać i taka rozmowa też potrafi popchnąć temat do przodu, bo czymś mnie zainspiruje. Ale też przede wszystkim najważniejszym priorytetem dla mnie jednak jest rodzina i taki spokój prywatny, więc ja też podejmując współpracę raczej staram się podejmować te współprace z klientami, którzy rozumieją to, że ja też jestem matką i że czasem te dzieci mogą chorować, i że musimy przyjmować jakieś bufory większe, czasem bufory w realizacji usług. No bo nie jestem w stanie na przykład przewidzieć, że dziecko obudzi mi się z czterdziestostopniową gorączką i tak naprawdę tego dnia nie zrobię nic.

G: Bardzo mi się to podoba, bo często, albo może wcześniej może nie, że często, ale wcześniej miałam takie poczucie, że bycie mamą to jest taki minus gdzieś tam, jeżeli chodzi o jakiekolwiek współprace, czy w ogóle prace też na etacie. Że to jest takie patrzenie na kobietę, która no wiadomo, że w przyszłości mogą być jakieś utrudnienia właśnie związane czy z chorobami, czy z innymi takimi rzeczami związanymi z życiem prywatnym.

M: Tak, ja dokładnie miałam tak samo. Ja nawet jak zmieniałam pracę w 2019 roku, to ja nawet do męża mówiłam, że ja się bardzo boję rekrutacji, bo kto będzie chciał mnie zatrudnić. Ja mam dwójkę małych dzieci w przedszkolu, w żłobku, kto będzie chciał mnie zatrudnić. Bo przecież wiadomo, dziecko w żłobku, więc choroby, co chwilę jakieś zwolnienia, nieobecności, więc to takie było, znaczy to było moje takie wewnętrzne przekonanie, taka moja wewnętrzna obawa. Bo są na szczęście pracodawcy, dla których bycie matką i ogarnianie rodzinnych spraw i zawodowych, chęć dalszego rozwoju jest bardzo na plus i też to doceniają, więc warto próbować.

G: Zanim przejdę do pytania takiego stricte właśnie jak łączysz sobie to życie prywatne i zawodowe i co cię w tym wspiera, to chciałabym też zapytać cię o to jak wygląda taki twój typowy dzień przedsiębiorcy.

M: Wstaję.

G: Bardzo wcześnie?

M: To zależy. Ponieważ teraz już jakby nie pracuję w biurze, w biurze pojawiam się wtedy, kiedy faktycznie potrzebuję, to nie mam takiego parcia, że muszę wstać wcześnie rano, żeby przygotować dzieci i rozwieźć je do placówek, żeby zdążyć na konkretną godzinę do biura, tylko po prostu daję się zarówno dzieciom wyspać jak i sama też wysypiam się, czyli na przykład wstaję o 6:15, a nie o 5:30. Ale jak wstaję, to zazwyczaj, żeby innych nie budzić to siadam sobie przy komputerze i już na przykład zaczynam odpowiadać na jakieś maile. Do momentu, gdy wstaną dzieci. Wtedy zaczynamy się zbierać do przedszkola, do żłobka, rozwożę dzieci i tutaj w zależności czy jadę do biura na tę godzinę, na którą mi odpowiada, na którą mam potrzebę, to jadę do biura. A jak nie jadę do biura to wracam do domu, śniadanie, kawa i siadam do komputera. I faktycznie przez takie cztery do pięciu godzin jestem przy tym komputerze i tutaj działam z moimi rzeczami zawodowymi. I cóż, jak już przychodzi popołudnie odbieramy dzieci ze żłobka, z przedszkola i tutaj zaczynam wprowadzać taki czas święty, czyli staram się jednak do momentu, kiedy dzieci nie pójdą spać, już nie pracować przy komputerze. Czasem zdarza się, że faktycznie wieczorem, gdy już dzieci zasną to ja jeszcze coś tam poklikam, coś jeszcze muszę dopowiedzieć albo ktoś mi coś w między czasie podeśle na co czekałam, więc podejmuje jakby akcję, ale staram się te sfery ograniczać. Znaczy ograniczać, rozgraniczać. Nie jest to łatwe, nie było to łatwe też na samym początku, bo tutaj też miałaś na pewno z tym, znaczy nie, że problem, ale wyzwanie, jeśli chodzi o pandemię, gdzie zostaliśmy zamknięci w domach z dziećmi i to rozgraniczanie pracy zdalnej, opieka nad dziećmi i dom, te strefy bardzo ciężko było rozgraniczyć, więc trochę też się w tym zagubiłam wtedy, ale teraz już wychodzę na prostą.

G: No właśnie to co cię tak wspiera, że tak bardzo fajnie sobie to życie prywatne i zawodowe łączysz.

M: Przede wszystkim jakiś czas temu określiłam swoje wartości. Tak w końcu je nazwałam. I staram się ich trzymać. Staram się podejmując jakieś działanie, decydując się na wzięcie udziału w jakimś projekcie, najpierw odpowiedzieć sobie na pytanie czy ten projekt jest zgodny z moimi wartościami, czy on pozwoli mi te wartości utrzymać, czy będę musiała się naginać w jakiś sposób. Więc tutaj też jakby taka asertywność względem samej siebie doszła. Bo był taki czas, kiedy ja właśnie prowadząc Malinową, bardzo się spalałam w tym biznesie, bo nie potrafiłam sama sobie powiedzieć stop, ty tego klienta mieć nie musisz, tylko wychodziłam z założenia, że jak już jest klient to jaki by on nie był ja muszę dać z siebie wszystko, mimo że na przykład od początku było wiadomo, że ten klient może być problematyczny i lepiej na przykład tego zlecenia nie brać. 

G: Odpuścić.

M: Tak. teraz już potrafię to zrobić i dzięki temu czuję się taka spokojniejsza i faktycznie mam wrażenie, że to jest taki, może nie na luzie, bo cały czas się angażuję, ale jest takie bez spiny i jest takie uporządkowane.

G: A dlaczego właśnie akurat własna działalność, własna firma, a nie etat?

M: Ja przez długi czas, bo przez pięć lat łączyłam prowadzenie własnej działalności z etatem i bardzo to lubiłam, bo ten też etat jaki miałam to był też bardzo rozwojowy, więc ja się rozwijałam i zarówno etatowo i w biznesie. Natomiast przyszedł taki moment, gdy praca na etacie przestała mi wystarczać. To był taki moment, gdy ja poczułam, że chce mieć jakby większą moc sprawczą, większą decyzyjność, chcę decydować o sposobie w jaki pracuję, chcę w jakiś sposób mieć wpływ na godziny w jakich pracuję, chcę też w końcu robić to co lubię i rozwijać się w tym kierunku w jakim bym chciała. A niekoniecznie praca na etacie takie możliwości dawała. Wiadomo są szkolenia, różne wsparcie korporacje oferują, natomiast nie zawsze one pozwalają się rozwijać w takim stopniu w jakim by się chciało, i też nie zawsze jest możliwość – nie wiem – zmiany stanowiska na takie jakie by się chciało mieć. Więc zaczęłam dążyć do tego, żeby jednak z tego etatu się wymiksować. 

G: Myślę, że słuchają nas też częściowo takie osoby, które są aktualnie na etacie i myślą o przejściu na swoją działalność. Gdybyś mogła coś podpowiedzieć takim osobom, pod takim kontem, ok no dobra to przechodzę, ale to skąd wziąć tych klientów, jak sobie poradzić, jak to zrobić. Takie pierwsze myśli, rady, które ci przychodzą do głowy.

M: Przede wszystkim trzeba przetestować swój pomysł na biznes. Teraz w tym momencie, jak pięć lat temu zakładałam działalność, to nie było tej możliwości. Teraz mamy możliwość prowadzenia nierejestrowanej działalności gospodarczej. Czyli to jest bardzo fajny sposób, żeby sprawdzić czy w ogóle ktoś będzie zainteresowany produktem czy usługami, które oferujemy. Druga rzecz – znaczy ja tak przetestowałam – bo w ramach Archiważne wypuściłam e-booka, który biorąc pod uwagę wielkość mojej społeczności, bardzo dobrze się sprzedał i ja zauważyłam, że faktycznie jest zainteresowanie tym tematem. Natomiast później jak już uruchomiłam usługi dla przedsiębiorców – to też trafiały do mnie osoby z takich mniejszych firm, które właśnie zaczynały mieć problemy z dokumentami, szczególnie gdy pojawił się covid i wiele firm utraciło ciągłość działania przez to, że zamknięte biura uniemożliwiły dostęp do dokumentów czy umów z klientami, by móc te usługi dla klientów realizować zgodnie z zapisami umowy. Więc ja, tak naprawdę, cały czas jakby badałam to zapotrzebowanie. Później z kolei, wzięłam udział w rekrutacji do Pani Swojego Czasu. Tak naprawdę rekrutowałam na inne stanowisko co jest ciekawe, ale tutaj Ola Budzyńska stwierdziła, że ja jednak się będę świetnie sprawdzać, notabene w tym, w czym się świetnie sprawdzam, czyli w prowadzeniu dokumentacji. I tak właśnie trafiłam do Pani Swojego Czasu. Więc tak naprawdę pracuję na swojej działalności i jestem związana z Panią Swojego Czasu praktycznie na pełen etat, przy czym tutaj ta współpraca nie jest taką współpracą jak w korporacji. Nie mam godzin, w których muszę być „od do” i siedzieć osiem godzin przy komputerze, tylko jest tutaj taki zadaniowy czas pracy, więc po prostu pracuję tak jak lubię i tak jak tutaj rozmawiałyśmy wcześniej, jak ten mój dzień pracy wygląda. Ale to był taki przełomowy moment, gdy ja faktycznie stwierdziłam, że to jest ten czas, gdy mogę odejść z etatu, ponieważ to jest współpraca stała. Więc ja mam ten przychód co miesiąc. Jeśli ktoś chciałby, zastanawiałby się nad rezygnacją z etatu to poduszka finansowa, na przynajmniej trzy pierwsze miesiące, to moim zdaniem jest niezbędne. Ewentualnie nawiązanie jakiejś współpracy na zasadach B2B z jakimś klientem, który zapewni nam przychód o takiej wysokości jakiej potrzebujemy.

G: Ok. Tutaj mi się właśnie kojarzy to, co powiedziałam na wstępie, czyli to, że jesteś taka bardzo zawzięta, uparta, jeżeli chodzi o dążenie do celu. Te cele stały się już rzeczywistością, bo bardzo dużo rozmawiałyśmy o tym, że dla ciebie to było ważne, żeby właśnie dołączyć do zespołu Oli. A co ci pomogło w realizacji i trzymaniu się tego celu? Jak to się stało, że nie traciłaś tej motywacji?  Bo ja pamiętam jeszcze takie nasze rozmowy z tamtego czasu, kiedy o tym mówiłaś, że to jest dla ciebie ważne, że chciałabyś. Były takie wiesz, momenty, że kurczę no…, ale to chyba raczej nie jest możliwe, a stało się. 

M: Ja szczerze mówiąc nie do końca wiem jak to się stało. To wszystko, w ogóle ostatni rok, mój ostatni rok życia, czyli tak końcówka 2019 roku. Tak naprawdę od czasu naszego wyjazdu do Norwegii, to jest taki trochę matrix. W sensie co sobie pomyślę, co sobie wymarzę, to w pewnym momencie się staje rzeczywistością. Nie mogę powiedzieć, że to się dzieje samo z siebie, tylko przez to, że ja mam jakąś taką wizję, ja sobie ją bardzo namacalnie wyobrażam.To ja sama jakby w środku zaczynam wierzyć, że tak to się uda. Tak, no czemu ma się nie udać. No musi się udać, no przecież ja już tam jestem, tak w sferze marzeń w głowie, ja już tam jestem, więc no jak, no musi się udać. Ja pamiętam, jak nagrywałam podcast z Markiem Jankowskim w lutym tego roku, to przed nagraniem rozmawiałam z nim i mówiłam właśnie, że mam takie plany, żeby czwarty kwartał tego roku już spędzić poza etatem. No udało się wcześniej, ale wtedy jak do niego to mówiłam, jak to wybrzmiało to pomyślałam sobie, kurczę, no ja nie wiem, czy to będzie możliwe. No nie wiem, ale udało się. 

G: Myślę, że dobrym przykładem – jeszcze wejdę ci w słowo – jest ta historia (bo też będziemy mówić o Malinowej), ta historia z tym produktem, który ukazał się w Dzień Dobry TVN.

M: Tak, to w ogóle to jest właśnie rzecz, nie wiem, czy chcemy wchodzić na takie metafizyczne tematy i potęgę podświadomości, ale ta książka chodziła za mną przez bardzo długi czas, co chwilę ktoś o niej mówił. Wiesz, jest coś takiego, że jakaś książka za tobą chodzi, po prostu chodzi za tobą. A ja się wzbraniałam, że nie będę jej czytać, że nie, że w ogóle to są jakieś farmazony, jakieś wróżki, czary i w ogóle. Aż pojechałam do mojej teściowej kiedyś, która jest kobietą mocno stąpającą po ziemi i leżała u niej na parapecie ta książka. I mówię nie, jak już ta książka tutaj jest, jak już tutaj przyszła za mną to ja ją już muszę pożyczyć. I pożyczyłam ją i czytałam ją wtedy w samolocie do Norwegii. Pamiętasz nawet, jak śmiałam się, że tam trzeba sobie powtarzać taką afirmację, że coś się stanie. Ja wtedy nie miałam żadnego takiego głębszego pomysłu na siebie. Byłam na takim etapie życie, że byłam w sumie zmęczona wszystkim i zastanawiałam się w ogóle co ja chcę robić w życiu i gdzie ja dążę, w którym kierunku ja idę. Więc sobie zaczęłam powtarzać taką mantrę, która tam nawet w książce była, że wszystko mi sprzyja.

G: I hasztag w Norwegii tak trzeba żyć.

M: Tak trzeba żyć, dokładnie. Hasztag tak trzeba żyć. Więc wszystko mi sprzyja i tak naprawdę jak to wszystko zaczęło mi sprzyjać, to z czasem zaczęło mi się klarować, że na przykład no nie, że wszystko mi sprzyja, ale zaczęłam słuchać Marka Jankowskiego i mówię: kiedyś będę w tym podcaście. I stało się. Szybciej niż myślałam, że się stanie. Później jak doszło, zaczęłam też bardzo zgłębiać temat talentów Gallupa. Tutaj w Krakowie mamy Dominika Juszczyka, który jest mistrzem od Gallupa jak dla mnie osobiście, więc ja sobie mówiłam, że kiedyś poznam Dominika i poznałam Dominika zaraz przed pandemią. Tak, że udało nam się spotkać. I też właśnie jakoś na początku roku zaczęłam sobie myśleć jakoś tak, że kurczę ja bym chciała pracować dla Pani Swojego Czasu. Ja bardzo czuję misję tej firmy, czuję tę wizję. Ja też będąc na macierzyńskim, drugim macierzyńskim, czyli już z dwójką dzieci, gdzie też zaczęłam coraz bardziej myśleć o tym, że potrzebuję uwolnić trochę czasu – no bo dwójka dzieci to nie jest jedno – czy to nie wiem, nie jestem już takim wolnym strzelcem, że mogę sobie wracać po dziesięciu godzinach pracy w korporacji i leżeć przez dwie godziny na kanapie, tylko są dzieci, którymi trzeba się zająć i z nimi pobawić. I Ola bardzo dużo o tym mówi, o takim łączeniu pracy zawodowej z prywatnym życiem. O takiej właśnie higienie pracy, no i ja mówię nie: ja tam chcę pracować. I zaczęła się rekrutacja do Przestrzeni Pełnej Czasu, tam do biblioteki. Bo ja z wykształcenia jestem bibliotekarzem archiwistą. I mówię no dobra, no to spróbujmy do tej biblioteki. I ja tak naprawdę, to też jest zbieg, śmieję się, że to jest taka magia przypadków, albo inaczej oszukać przeznaczenie. Jak na studiach mój narzeczony, chłopak wtedy chyba jeszcze, mieszkał naprzeciwko Przestrzeni. Wynajmował mieszkanie na studiach. I ja doskonale znam te okolice, więc tak naprawdę ja zasypiałam z taką afirmacją, że ja tam idę w ogóle przez tego Świętego Wawrzyńca w Krakowie i dochodzę do tej Przestrzeni. I sama do siebie mówiłam: Boże, ty wariatko! Ale doszłam do wniosku, że w sumie to mnie nic nie kosztuje, bo to nie jest nie wiem co, ale to takie bujanie w obłokach zawsze mi dobrze wychodziło, bo ja mam też na trzecim miejscu talentów Gallupa talent wizjoner, więc wejście w jakąś wizję, tak namacalnie, żeby wyobrazić sobie ją bardzo realistycznie, to jest dla mnie pikuś. Stwierdziłam, że ani za to nie płacę ani nic, to są moje myśli, no to czemu tak nie kierować. I w sumie, odkąd zaczęłam się bardzo pozytywnie nastrajać, czyli właśnie mówić sobie, że to co planuję, czy to o czym marzę się uda i nawet myśleć sobie tak w czasie już takim przeszłym, że to już się udało, to faktycznie jakoś tak łatwiej mi się do tego dąży. Bo ja czasem mam takie chwile załamania, że czegoś mi się nie chce, albo się zastanawiam, czy to robić to stwierdzam sobie: no halo, halo, no ale jak tego nie zrobisz to będziesz musiała się stamtąd wrócić, a ty już tam byłaś, więc to robię.

G: To ja, a propos jeszcze tej wizualizacji, dodam taką myśl, że ostatnio właśnie słuchałam bardzo fajnego podcastu, gdzie takie dziewczyny wspominały o tym, że i tak codziennie przez cały dzień myślimy o czymś, coś sobie tam wyobrażamy w głowie i nie trzeba nie wiem, może siadać do takiej stricte wizualizacji na jakiś tam dany temat, tylko po prostu te myśli w ciągu dnia kierować w tym kierunku, w którym byśmy chcieli. Bo te myśli i tak w ciągu dnia nam płyną. Więc myślę, że to bardzo fajne i myślę, że też trzeba dodać, że ty Malwina, poza tym, że sobie gdzieś to wizualizowałaś i miałaś w głowie i w sercu to też dużo robiłaś w tym kierunku, żeby się pewne rzeczy wydarzały. Czyli właśnie aplikowałaś, czyli właśnie zahaczałaś kogoś, rozmawiałaś, dążyłaś cały czas do tego, żeby się to wydarzyło też takimi konkretnymi działaniami.

M: Tak. No ja miałam ten kierunek, miałam ten cel. Samo nic się nie zdarzy. Też siedzenie i czekanie, aż mnie ktoś znajdzie jest bez sensu. Zawsze raczej byłam taka bardziej proaktywna. Więc, tak naprawdę szukałam okazji, szukałam nadarzających się okazji, żeby móc je wykorzystać i jeszcze pewnie ze dwa lata temu, no to stwierdzałabym, że dobra, właśnie jak ma mnie ktoś znaleźć to mnie znajdzie, że może nie ma co się komuś narzucać, ale potem stwierdziłam, że kurczę no, mam jedno życie i chcę je przeżyć po swojemu, i chcę żeby ono było wartościowe i żeby dawało mi satysfakcję i żebym siedząc na emeryturze, albo drepcząc gdzieś  z balkonikiem mogła sobie powiedzieć, że kurczę, ale ty miałaś, bardzo chcę użyć brzydkiego słowa, ale ty miałaś fajne życie. I tak stwierdziłam, że kurczę, przestanę się wstydzić różnych rzeczy, przestanę sobie myśleć: a jak tak zrobię to co oni o mnie powiedzą? To jest jakby problem tej drugiej strony. Jeśli ta druga strona ma ochotę i ma przestrzeń na to, żeby myśleć o moim życiu, a nie o własnym, no to ja przepraszam, ale ja współczuję, bo to jest strata czasu.

G: Bardzo ważnego tematu dotknęłaś – wstydu. Akurat tak się składa, że dzisiaj rano sobie czytałam Drogę Artysty kolejny rozdział i tam właśnie mnóstwo jest o tym wstydzie, że bardzo często blokujemy się właśnie z różnymi rzeczami przez to, że się wstydzimy, a zawstydzani byliśmy właśnie w dzieciństwie, więc temat fajny do zgłębienia. Strasznie mnie korci, żebyś opowiedziała o tych trudnych momentach na drodze przedsiębiorcy właśnie przez pryzmat tego przejścia między Malinovą Anielovą a Archiważne. O tych naukach, które wyciągnęłaś, bo myślę, że są bardzo istotne i wiele mogą wnieść do naszej rozmowy. 

M: Myślę, że tak dlatego, że Malinowa to była taka marka stworzona, wprowadzona na żywioł, bez jakiegoś planu, tylko bardziej tak impulsywnie. Do tego był ten brak takiej asertywności, o którym już wspominałam, że jak widziałam, że mam problematycznego klienta to zamiast podziękować mu za współpracę i powiedzieć, że nie podejmę się tej współpracy, to ja jednak stwierdzałam, że nie no jest klient to trzeba działać i nie można odmówić.

G: Klient nasz pan. 

M: Dokładnie, klient nasz pan. Mimo, że na przykład później, tak naprawdę, musiałam dokładać do pewnych rzeczy, bo już z samego początku ta współpraca była skazana na niepowodzenie. Była też taka, właściwie ten brak określonych wartości przeze mnie. Ja przy Malinovej sprawdziłam, ile razy ja jestem w stanie przekraczać swoje granice, gdzie na przykład w prywatnym życiu nie dochodziło do takich sytuacji. Ja tak w prywatnych relacjach bardzo strzegę swoich granic i jestem bardzo asertywna, zawodowo i w pracy na etacie raczej też potrafię to bardzo dobrze umotywować, natomiast jak zaczęłam prowadzić biznes, no to właśnie myśląc: klient nasz pan, ja gdzieś to zgubiłam, gdzieś o tym zapomniałam. I to w pewnym momencie zaczęło mi bardzo doskwierać, no bo hello, no coś jest nie tak. Ja się przy tym spalałam, ja byłam tak zmęczona takimi właśnie sytuacjami, bardzo często było tak, że ja po prostu budziłam się w nocy i nie mogłam zasnąć, bo myślałam sobie: kurczę, co ja odpisze tej klientce. No przecież jak ja, no przecież muszę jej coś odpisać. I jak tu odpisać. Jak odpisać, żeby była zadowolona, ale w sumie, żeby nie chciała ze mną współpracować. Zamiast powiedzieć wprost, że no niestety nie, nie możemy współpracować, to ja po prostu rozkminiałam przez pół nocy jak to zrobić najłagodniej. I ustalenie tych wartości, spisanie sobie ich, tak naprawdę napisanie tego na kartce, zobaczenie tak czarno na białym, pozwoliło mi jeszcze mocniej te granice zarysować i faktycznie ich strzec. I po prostu, nie wiem kosztem jakiejś jednej współpracy, tak naprawdę zyskuję spokój i przestrzeń do dalszej pracy i dalszego kreatywnego myślenia. Czy coś jeszcze. No tutaj chyba, znaczy te wartości to się właśnie na brak asertywności przekładają. No i też jeszcze druga rzecz, znaczy trzecia chyba już, to delegowanie zadań. Ja przy Malinowej wszystko robiłam sama, no bo wydawało mi się, że w ten sposób tnę koszty. Znaczy teoretycznie tak. Natomiast przez to, że zajmowałam się księgowością, zajmowałam się sprawami technicznymi, ja naprawdę postawiłam sama sklep na WordPressie i w ogóle wszystko ogarnęłam sama, to nie starczało mi już energii na rzeczy, nad którymi bardziej powinnam się skupić, czyli na przykład na sprzedaży. Bo ja już po prostu byłam tak wymęczona tamtymi rzeczami, że marketing schodził na dalszy plan. Więc przy Archiważne zasada była prosta. Co mogę, na czym się nie znam deleguję i tak naprawdę przed rozpoczęciem, przed powołaniem do życia Archiważne ja już miałam księgową, strona mojego bloga została też zlecona, że ktoś ma mi to zrobić, specjalista, który się na tym zna. Jak pojawiały się problemy teraz techniczne przy sprzedaży ebooka w kwietniu, to również zwróciłam się do profesjonalisty o wsparcie. Bo mówię: kurczę no, to jest kwestia kilkudziesięciu lub paruset złotych i wydaje nam się to dużą inwestycją. Znaczy dużą, dla niektórych osób to jest bardzo duża inwestycja, ale ona się zwraca bardzo szybko. Więc stwierdziłam, że nie będę się podejmować rzeczy, których w ogóle nie czuję i które będą mnie przyprawiać o ból głowy czy brzucha z nerwów, tylko będę to delegować. 

G: Plus jeszcze do tego starta czasu, bo nam to dłużej zajmuje. Grzebiemy, frustrujemy się, tracimy właśnie dzień albo więcej, a komuś to zlecimy, ktoś to zrobi w parę minut czy parę godzin i jakby mamy to z głowy, więc popieram. 

M: Dokładnie tak.

G: Ok. Takie pytanie, które bardzo, bardzo lubię zadawać. Od kogo się uczysz, kim się inspirujesz?

M: No to chyba już nie raz wspominałam, więc wspomnę jeszcze raz Olę Budzyńską – Panią Swojego Czasu. To jest kobieta petarda, bo ona po prostu tak inspiruje do działania, naprawdę chce się robić, o w ten sposób. Dużo też, jeśli chodzi o stworzenie marki Archiważne to bardzo dużo słuchałam podcastów Marka Jankowskiego Mała Wielka Firma, bo osoby, które są tam zapraszane bardzo cenne uwagi mają w kwestiach prowadzenia biznesu, w kwestiach zdobywania klientów, w kwestiach również takiego układania sobie w głowie różnych pomysłów i rzeczy bardzo inspirujący jest podcast. No i również tutaj podcast Dominika Juszczyka, który tak naprawdę pomógł mi zgłębić moje talenty Gallupa. Pogodzić się, że mam takie jakie mam, a nie są proste. Pracować nad nimi i dzięki temu teraz robię to co kocham i robię to w taki sposób jaki umiem najlepiej, bo mam tę świadomość właśnie, w jaki sposób działam i w jakich schematach jestem, jak sobie radzę z pewnymi rzeczami.

G: Masz osobistą instrukcję obsługi.

M: Tak, dokładnie tak. Jak mi się zapala czerwona lampka to mówię sobie stop, stop teraz nie, poczekaj, masz buga. Musimy wrócić, restart.

G: Trochę rozmawiałyśmy o tych radach dla tych, którzy chcą wystartować, ale gdybyś miała to tak podsumować jeszcze właśnie, jeżeli chodzi o takie twoje osobiste rady, wskazówki właśnie dla tych osób, którzy też prowadzą biznes lub właśnie myślą o tym, aby zacząć. 

M: Poza tym właśnie, że najpierw sprawdzić ten swój pomysł na biznes, to bardzo cenne wydaje mi się też to, czasem jest tak, że są osoby, które nie mają w ogóle pomysłu na biznes, a chciałyby go robić, to tak na przykładzie Archiważne, polecam zastanowić się co wam daje przyjemność, co robicie dobrze, a co niekoniecznie wydaje wam się atrakcyjne dla innych. Ja jestem archiwistką, więc zawsze powtarzam wszędzie, gdzie jestem, że wykonuje najnudniejszy zawód świata. I tak, on jest dla dziewięćdziesięciu procent społeczeństwa najnudniejszy, ale ja go uwielbiam. Więc skoro ja go tak bardzo lubię, to dlaczego mam tego nie robić. I ja miałam bardzo duże obawy przed Archiważne, czy w ogóle ktoś będzie chciał mnie czytać, chciał mnie słuchać, w ogóle chciałby mnie śledzić jakieś moje publikacje i też byłam trochę zła, bo mój mąż bardzo często mi powtarzał, kiedy miałam takie chwile zwątpienia, że właśnie rób to na czym się znasz. Jesteś archiwistką, działaj w tym kierunku, rób to na czym się znasz. I ja pamiętam, że w końcu nie wytrzymałam i mówię do niego: słuchaj chłopie, jak ja mam robić to na czym się znam, ja jestem archiwistką czy ty to słyszysz? Kto będzie chciał tego słuchać? A on do mnie mówi tak: no, ale przecież wszyscy mają dokumenty. I ja wtedy naprawdę, po prostu doznałam olśnienia. Że no kurczę, faktycznie, no przecież wszyscy mają dokumenty, więc mówię: muszę pomyśleć nad sposobem komunikowania. Nad sposobem właśnie jak do tych osób dotrzeć, ja im uświadomić to, że skoro macie te dokumenty, to zadbajcie o nie. I myślę, że to mogę doradzić osobom, żeby nie zamykały się na czasem oczywiste pomysły, które mogą też najbliżsi im podrzucać albo, które nam wydają się nudne, żmudne i totalnie nie interesujące dla innych, bo być może to jest właśnie wasza nisza i być może właśnie w tym będziecie najlepsi i ludzie będą, będziecie wokół siebie skupiać fantastycznych ludzi. 

G: To jest piękny przykład tak naprawdę na to, że czasem mamy coś pod nosem, nie zauważamy tego, więc właśnie warto słuchać tych najbliższych, którzy to widzą i dla nich to jest oczywiste. Przypomina mi się też historia Coco Chanel, a z drugiej strony to, co powiedziałaś, że właśnie szukanie tej swojej pasji, tego co się lubi, w czym się jest dobrym, żeby to był jakiś nasz wyznacznik, a nie to co często ostatnio słyszę, że ludzie jednak zwracają uwagę na to, na czym mogą tak naprawdę szybko zarobić, więc bardzo fajnie. 

M: Znaczy z tym szybkim zarobkiem to czasem jest tak, że szybko przyszło, szybko poszło. Więc to trzeba ostrożnie do tego.

G: Dokładnie. Bardziej tutaj właśnie mam wrażenie, że też idziesz w kierunku takiego budowania relacji, komunikatu. Z resztą bardzo fajnie to robisz w ramach Archiważne, bo robisz to z takim jajem i sprawiasz, że to nie jest nudne i czasem nawet ja, co naprawdę mam alergię na jakieś takie rzeczy związane z papierami to czytam i się uśmiecham, więc szacun. No właśnie, tak fajnie wchodzimy w tym kierunku już tego co stricte robisz, bo chciałabym żebyś trochę więcej powiedziała o tym, co robisz. Żeby tak rozjaśnić trochę. Mam wrażenie, że mówimy trochę hasłowo, ale ten początek też był ważny. Myślę, że warto by było właśnie tak trochę rozszerzyć to, czym się zajmujesz, na czym to polega, dlaczego to jest w ogóle ważne. I biorąc pod uwagę to, że słuchają nas właśnie małe firmy, które myślą o wielkich rzeczach. 

M: Znaczy, ja zajmuję się ogólnie no jestem archiwistką, ale zajmuję się układaniem w przedsiębiorstwach procesów związanych z obiegiem dokumentów i archiwizacją oraz pozostałych procesów takich administracyjnych, biurowych, w których te dokumenty mogą występować. I również ich optymalizacją. Czyli badamy tak naprawdę jak wygląda obecnie proces, sprawdzamy, gdzie są jakieś marnotrawstwa, gdzie można trochę zyskać czasu, gdzie można ten proces usprawnić i przemodelowujemy obecny proces na jakiś nowy, więc głównie tym się zajmuję i myślę, że chciałabym przy tym zostać.

G: ok. A dlaczego to jest ważne dla załóżmy właśnie firm.

M: Myślę, że tutaj ta pandemia i lockdown bardzo dobrze pokazał, dlaczego to jest ważne. W momencie, gdy wiele firm, małych firm głównie, które na przykład nie myślą o digitalizacji swoich dokumentów, czy nie myślały do tej pory, tak naprawdę ich ciągłość działania została zagrożona, albo po prostu stała się faktem. Więc dla mnie dokumenty to jest tak naprawdę poświadczenie biznesu jaki prowadzisz. To jest, można powiedzieć, że zarabiasz milion, ale jak nie masz tego na papierze to równie dobrze możesz zarabiać pięć tysięcy i udowodnij mi, że zarabiasz milion. Też cały jakby schemat funkcjonowania firmy. Dopóki ta firma jest mała i funkcjonujesz, kontaktując się ze wszystkimi pracownikami, to jakoś tam, powiedzmy, że ogarniasz, wiesz co i jak. Natomiast w momencie, gdy ta firma zaczyna się rozrastać to stworzenie procedur, stworzenie właśnie procesów i ich ustalenie, ich spisanie służy twojej firmie, służy jej rozwojowi, staje się takim fundamentem. Więc dla mnie dokumenty to jest dowód biznesu, może nie, że fundament, bo fundamentem jest to na czym zarabiasz, ale dowód na to, że faktycznie masz ten biznes, że on zarabia.

G: Przypomina mi się to, co mówiła nam nasza profesorka na zajęciach zarządzania strategicznego, że jeżeli coś nie jest na papierze, to nie istnieje. I jak cię słucham to cały czas mi to gdzieś wybrzmiewa w głowie, więc coś w tym faktycznie jest.

M: Przy czym też tutaj na papierze to tak umówmy się, teraz albo na papierze w sensie w wersji tradycyjnej dokumentu, albo też mówimy na papierze, ale też e-dokument, bo ja często też się spotykam z czymś takim, że odchodzimy od papieru. Mówię: no dobrze, ale dokument to dalej jest dokument, bez względu na to czy to jest wersja elektroniczna czy papierowa. Więc to też, że przedsiębiorcy nie zawsze mają tę świadomość.

G: Wiem, ale bardziej mi właśnie chodziło o takie zejście z poziomu myśli, zamierzeń, oczekiwań, czegoś co jest po prostu właśnie myślą, a nie gdzieś jest napisane, więc ten papier w tym kontekście. Strasznie mnie ciekawi jeszcze i myślę, że to też warto o tym wspomnieć. Dlaczego w ogóle taki obszar, taka branża, skąd ci się to wzięło, nie wiem przypadek synchronizacja. Wiedziałaś już wcześniej, że to jest coś co chcesz robić w przyszłości? Jakby skąd to wszystko? Tym bardziej, że właśnie mówisz, że ta archiwizacja jest tak postrzegana właśnie mało atrakcyjnie i niewiele osób się tym zajmuje, więc rozwiń.

M: To też jest seria przypadków. Bo ja od zawsze chciałam być prawnikiem, ale niestety na studia prawnicze się nie dostałam, znaczy nawet nie próbowałam, bo po prostu matura to wolałabym spuścić kurtynę milczenia i tak naprawdę zaczęłam studiować na kierunku Informacja Naukowa i Bibliotekoznawstwo, i na studiach magisterskich przyszło do wyboru specjalizacji. Chciałam pójść na specjalizację o elektronicznym publikowaniu, ale niestety jej nie otworzyli. I ja wtedy po prostu sfrustrowana i zła stwierdziłam, że w takim razie pójdę na ADD czyli tak zwane, (nie mylić ADHD) Archiwizacja Dokumentów i Digitalizacja. I to było takie pójście, takie w sumie na łatwiznę, bo ja stwierdziłam, że przecież to jest tak pewnie nudne, że ja po prostu, no żeby skończyć tego magistra, mieć papier i idę w świat. A tak się podziało, że prace w zawodzie znalazłam jeszcze na studiach. Bardzo dobrze się w niej spełniałam, rozwijałam i tak naprawdę te dokumenty gdzieś ciągle ze mną były. I po prostu tak się złożyło, nie przypuszczałam, że to stanie się moją pasją, wtedy, gdy dokonywałam wyboru, czyli tak naprawdę mniejszego zła. Ale stało się to moją pasją i bardzo to lubię. Myślę, że robię to też bardzo dobrze i jest fajnie. 

G: To chyba tak miało być. 

M: Chyba tak, to jest chyba to przeznaczenie. 

G: Ok. Chciałam cię trochę wyciągnąć z Malwiny przedsiębiorcy i wsadzić w Malwinę specjalistkę właśnie od dokumentacji, od procesów i żebyś właśnie z tego poziomu takiego specjalistycznego jakieś rady dała dla przedsiębiorców, którzy tymi dokumentami na co dzień się zajmują.

M: Mam takich pięć – sobie wypisałam takie punkty kiedyś. Tylko zmieniam ich kolejność. Ponieważ jeszcze przed czasem koronawirusa ta kolejność byłaby troszkę inna, natomiast tutaj pandemia zweryfikowała pewne potrzeby i pewne luki u przedsiębiorców. Więc zacznę może od tego, że róbcie kopie zapasowe. Czyli jeśli mamy dokumenty w formie papierowej róbmy skany, trzymajmy je na dyskach, w chmurach zabezpieczonych odpowiednio, ale róbmy te skany. Poświęćmy te kilka minut i zróbmy ten skan, żeby później mieć tak naprawdę dostęp do dokumentu z każdego miejsca na świecie. 

Warto też, wyrobić sobie coś takiego jak certyfikowany podpis kwalifikowany po to, żeby gdyby nie daj Boże znowu ktoś nas zamknął w domach, to na przykład podpisywanie różnych umów czy współprac nie musiało czekać, tylko żebyśmy mogli zapewnić ciągłość działania biznesowi i podpisywać te dokumenty elektronicznie. 

Prowadź rejestr dokumentów. To jest zawsze tak po macoszemu traktowane, że to jest niepotrzebne itd. Jest niepotrzebne, dopóki nie stanie się potrzebne, jak ja to tak zawsze mówię masło maślane, ale w momencie, gdy masz tych dokumentów niewiele to jesteś w stanie coś szybko znaleźć, ale jak już zaczyna ich być więcej, to dzięki rejestrowi tak naprawdę jesteś w stanie stwierdzić, że tak ten dokument mam na przykład w żółtym segregatorze. A jak nie masz rejestru, to w sumie gdzieś tam był, może w tym segregatorze, a może w tym, a może w tamtym i tak naprawdę wpisanie dokumentu do rejestru to jest minuta, a czasem poszukiwanie dokumentu bez rejestru trwa półtorej godziny albo trzy dni, bo i takie sytuacje się zdarzają.

G: Z ogromną frustracją też często i w pośpiechu, bo to jest zazwyczaj na już albo na wczoraj. 

M: Dokładnie, dochodzi stres. I nie odkładaj na później, czyli jak masz dwa dokumenty do wprowadzenia i masz akurat pięć minut czasu albo jesteś zmęczona, zmęczony tym co robisz aktualnie i chcesz się oderwać, to weź te dokumenty wprowadź do ewidencji, zeskanuj i odłóż dopiero. Nie czekajmy, aż się zbierze tego stos, bo ruszyć stos, a ruszyć dwa papierki to też tak nie ma tej bariery takiej w głowie, że o matko zejdzie mi z tym pół dnia, tylko dobra to jest tam dziesięć minut to zrobimy. 

I ostatnia rzecz to nie przetrzymuj dokumentów. Czyli tu musimy wiedzieć jakie dokumenty musimy przechowywać przez jaki okres czasu po to, żeby ich nie przetrzymywać, bo przetrzymywanie to raz, że cały czas musimy powiększać miejsce, w których te dokumenty mamy przetrzymywać, bo nie niszczymy ich na bieżąco, a druga kwestia już tutaj bardziej prawna, czyli jeśli mamy jakieś dokumenty z danymi klientów to zgodnie z RODO nie wolno nam ich przetrzymywać dłużej niż nakazuje nam ustawa z terminem przechowywania.

G: Malwina, ja myślę, że te punkty to chyba znajdziemy ich rozwinięcie u ciebie na blogu, prawda? Bo bardzo masz taki obfity blog w różne ciekawe rzeczy właśnie.

M: Myślę, że tak.

G: Masz może też wzór tej ewidencji na przykład u siebie do ściągnięcia?

M: Tak, przy zapisie do newslettera otrzymuje się taki wzór ewidencji tak, że można spokojnie sobie go ściągnąć, zapraszam do zapisania się do newslettera.

G: Ja polecam, ale też wiem, że coś przygotowałaś, jakąś specjalną ofertę dla słuchaczy.

M: Tak, tutaj dla słuchaczy na hasło “biznes bez spiny” czterdzieści procent rabatu na zakup mojego ebooka. Ebook nazywa się “Ogarnij papiery”, czyli zrób porządek w dokumentach w pięciu krokach. 

G: Super.

M: I jest do kupienia na moim blogu, czyli Archiważne.pl. 

G: Super, dziękuję w imieniu słuchaczy. Bardzo ci dziękuję za bardzo fajną rozmowę. Jak widać nawet o papierach można bardzo fajnie rozmawiać i procesach.

M: Myślę, że tak. Dla mnie to ja uwielbiam.

G: To będzie bardzo cenny podcast. Ogromne dzięki.

M: Dzięki wielkie Gosia za zaproszenie i za rozmowę. Dobrze było cię usłyszeć.

G: Wzajemnie!

dostępne odcinki podcastu: