Priorytety – wyższy level planowania

04.12.2018

Nie wiem czy wiecie, ale Kobieta Ogarnięta i Manager z głową współpracują ze sobą. On ostatnio napisał artykuł o tym, że ciągle ludziom brakuje czasu, więc ja postanowiłam zrobić kontynuację i napisać o priorytetach. Temat bardzo istotny, bo właśnie priorytety są kluczem do lepszego ogarniania siebie w czasie a właściwie to w całym życiu.

Często słyszę od uczestników szkoleń czy moich coachee, że planują swój dzień. Niestety po doprecyzowaniu jak to planowanie dokładnie wygląda i na czym polega dowiaduję się, że zaczyna i kończy na utworzeniu listy „TO DO” a następnie odhaczaniu zadań jedno po drugim. Chociaż to jest lepsze od nieplanowania to jednak dalekie od efektywnego funkcjonowania. Dlaczego? Bo bardzo istotne jest to, aby dokładnie przeanalizować działania, w które na co dzień się angażujemy. Po co? Aby sprawdzić co jest dla nas najważniejsze i warte zaangażowania a co można oddelegować lub całkowicie zaniechać. Czyli w skrócie: robić mniej i tylko to, co jest ważne. Efekt: więcej czasu, mniej stresu, lepsze jakościowo życie.

To, co najważniejsze, nie może być na łasce tego, co mniej ważne.

Goethe

Na przełomie lat 50. i 60. amerykański prezydent i generał Dwight Eisenhower opracował matrycę zarządzania czasem i jest ona najważniejszym elementem moich szkoleń. Pracując z nią na co dzień przy organizacji swojego czasu masz poczucie kontroli nad poszczególnymi obszarami swojego życia i znacząco zmniejsza się poziom twojego stresu.

Korzystając z matrycy Eisenhowera grupujemy swoje zadania na cztery kategorie:

1. Pilne i ważne

2. Niepilne ale ważne

3. Pilne i nieważne

4. Niepilne i nieważne

Jak łatwo zauważyć poruszamy się pomiędzy dwoma określeniami, które absolutnie nie są z sobą tożsame – pilne (czas) i ważne (jakość).

Tak, pilne to nie to samo co ważne, a ważne to nie to samo co pilne. Sprawy pilne wymagają od nas natychmiastowego działania, uwagi. Naglą nas.

Ważność związana jest z jakością, rezultatami, perspektywą długoterminową. Jako ludzie niestety mamy tendencję do tego, aby bardziej reagować na sprawy pilne niż ważne. One odwracają naszą uwagę. Sprawy ważne zazwyczaj czekają na bocznicy bo nie domagają się tej uwagi. Zaniedbanie jednak spraw ważnych powoduje, że przybywa nam spraw pilnych i wpadamy w błędne koło, gdzie opcją na przetrwanie jest wieczne gaszenie pożarów.

W książce 7 nawyków skutecznego działania Stephen Covey radzi, aby po prostu wypracować swoją wizję, misję życiową (lub firmową) i trzymać się celów i wartości z nią związanych. To są właśnie sprawy ważne. Drogowskazy, które prowadzą nas do satysfakcji …. z życia, siebie, rezultatów. Łatwiej wtedy trzymać się planów i być konsekwentnym. Jeśli przytłacza Cię codzienna ilość zadań i obowiązków lub twoje działania nie przynoszą Ci zadowolenia i satysfakcji to koniecznie czytaj dalej…

Sprawy pilne i ważne to te pożary, o których już wcześniej wspominałam. Kryzysy, które narodziły się z odwlekanych, naglących spraw. Zadania, które opatrzone są datą realizacji „na już”, „na wczoraj”.
Co z nimi robić? Po prostu zrobić. Najszybciej, w pierwszej kolejności i osobiście. Często są to sprawy, których niezałatwienie wiąże się z dotkliwymi konsekwencjami.

Sprawy niepilne ale ważne związane są najczęściej z realizacją długoterminowych celów osobistych i zawodowych jak budowa związku, relacji, rozwój, rekreacja, zapobieganie, codzienne aktywności profilaktyczne, szukanie nowych możliwości. Rekomendacja: zaplanuj je, wpisz po prostu w kalendarz i rób. Wiem, że zaplanowanie w grafiku telefonu do mamy, nauki języka, czytania książki czy randki z mężem nie jest popularną czynnością ale jeśli tego nie zrobisz to się to raczej nigdy nie wydarzy. Zawsze coś pilnego wyskoczy i pewnie ulegniesz…

A teraz moja ulubiona kategoria czyli zadania, sprawy pilne ale nieważne. Ha, najprościej można napisać, że są to czynności, które z powodzeniem może wykonać ktoś inny dla nas. Co tu można wrzucić? Niektóre telefony i spotkania, raporty, większość maili, obowiązki domowe, prośby innych o wykonanie czegoś (cudze priorytety). Te zadania albo eliminujesz albo delegujesz. Ewentualnie wykonujesz sam (jeśli nie masz komu oddelegować) ale nie wpadasz tu w perfekcjonizm i dopieszczenie zadania na najwyższy poziom. Oczywiście nie zachęcam do niedbałości czy niechlujstwa, bo to druga skrajność ale po prostu skoro ta sprawa nie jest dla Ciebie ważna, to nie pompuj tutaj tyle energii i uwagi co w sprawy z dwóch wcześniejszych ćwiartek.

No i ostatnia kategoria, w której mieszczą się sprawy ani ważne ani pilne. Głównie są tu kwalifikowane zjadacze czasu jak social media w kontekście bezmyślnego skrolowania, uciekania od rzeczywistości a także całościowo sieć internetowa. Dodać można też TV, granie w gry. Również niektóre telefony i spotkania a także przyjemności, które nie dają spełnienia. Postaw sobie pytanie: czy warto tym się zajmować?

1. Wymień jedną czynność, którą mógłbyś robić (a nie robisz) na co dzień, a co kolosalnie poprawiłoby twoje życie osobiste.

2. Co dałoby podobne rezultaty w twoim życiu zawodowym?

S. Covey

książka "7 nawyków skutecznego działania"

Jeśli chcesz zrobić u siebie porządek w zadaniach to napisz do mnie. Wyślę Ci matrycę, którą będziesz mógł nimi uzupełnić a potem przeanalizować wynik. Jakikolwiek on będzie polecam Ci w ciemno te kroki:

1) Od razu zajmij się zadaniami z ćwiartki „pilne i ważne”. Załatw je najszybciej jak to możliwe.

2) Popatrz na ćwiartkę „pilne i nieważne” i zdecyduj z czego rezygnujesz a co możesz oddelegować.

3) Wykreśl całkowicie ze swojego życia sprawy z ćwiartki „nieważne i niepilne”

4) Całą swoją uwagę skup na ćwiartce „ważne niepilne” i jednocześnie kontroluj czy coś nie wpada w „pilne i ważne”

Jeśli w matrycy większość twoich praw znajduje się w ćwiartce „pilne i ważne” to jesteś w sytuacji podbramkowej. Tutaj rekomenduje się uruchomienie zarządzania kryzysowego. Koniecznie skorzystaj z pomocy bliskich osób, na których możesz liczyć aby najszybciej jak to możliwe zapanować nad sytuacją i wrócić do równowagi. Jeśli nie masz na kogo liczyć to zapraszam na sesję coachingowo-mentoringową. Zrobimy plan działania i popracujemy nad tym, aby więcej do takiej sytuacji nie dopuścić.

Asertywność jako sposób na lepsze życie?

Kilkanaście lat temu kiedy ktoś zapytałby mnie o to, czym jest asertywność to odpowiadałam, że “sztuką mówienia innym NIE”. Dziś dla przekory odpowiedziałabym, że jest “sztuką mówienia sobie TAK”. Czym więc jest asertywność? Poza tym, że zmorą wielu ludzi (szczególnie...

Jak ogarniać rekrutację?

Jak wygląda proces rekrutacyjny w Twojej firmie? Jest zaplanowany od momentu przygotowania ogłoszenia o pracę po onboarding czy raczej rekrutujesz od czasu do czasu na tak zwany żywioł? Dziś będę chciała Cię przekonać do tego, że temat rekrutacji warto mieć ogarnięty...

Jak wziąć życie w swoje ręce (bez żadnego pitu pitu)

Bardzo mocno wierzę w to, że jesteśmy panami swojego losu. To dla mnie oznacza, że mamy wpływ na to, co nam się przytrafia a w efekcie jak wygląda nasze życie. To, że dziś jesteś w miejscu, w którym jesteś jest skutkiem Twoich decyzji, a więc jeśli masz prawie...